Чек-листы

Как бы не забыть важное… Полезный чек-лист в организации ивента

Опубликовано

Одним из самых действенных методов привлечения клиентов и установления контакта с ними являются ивенты. Читайте здесь, почему они так эффективны. Чем сложнее услуги и дороже продукты, тем большее количество ивентов стоит в маркетинговом плане и меньше дигитальных акций в нём. Продавать непосредственно легче, чем по интернету, к (моему) сожалению.

Как организовать успешный ивент?

Можно воспользоваться одной из множества программ по организации ивентов. Основная проблема их использования для меня состояла в том, что они разработаны для больших мероприятий и зачастую нам не подходили. И в результате мы слишком много времени тратили на упрощение всех программных функций. Вообще, их основной формат заключался в проведении информативной части (конференции) с последующей приятной частью для клиентов, поэтому поделюсь с вами моим простым чек-листом для организаций небольших мероприятий в В2В сфере.

Я писала, что для меня ключ к успешному (со стороны ROI) ивента состоит из налаженных отношений между отделами по продажам, развития продукта и маркетинга. Именно в эти отношения надо инвестировать время и силы. В ином случае маркетинг создаст эффектный ивент, а продаж это не принесёт. А теперь об организации эффективного ивента.

Планирование ивента (примерно за 4 месяца до мероприятия)

□   Постановка цели

□   Разработка концепта и формата

□   Расчёт бюджета

□   Установка девиза, послания и стиля

□   Выбор продуктов, тем и контента

□   Выбор дополнительной программы (развлечений)

Как и каждый проект, планирование мероприятия начинается с постановки целей, на основе которых создается концепция содержания и формат мероприятия. К сожалению, не во всех компаниях чётко ставятся цели, и их постановка не всегда отвечает формуле SMART. Тогда эта ваша задача, маркетологи, направить их в разумном и SMART направлении. Из целей исходит концепт ивента, формат, стиль  и контент, которым нужно его заполнить.

Подготовка и организация (последние недели до мероприятия) 

□   Подтверждение всех договорённостей с поставщиками

□   Определение числа гостей, согласных и отказавшихся от  участия (рассылка дополнительных приглашений)

□   Обсуждение с коллегами их роли в проведении мероприятия

□   Завершение составления презентаций с докладчиками

□   Проверка доставки техники в место проведения ивента

□   Продолжение продвижения ивента по всем коммуникационным каналам

Этап подготовки начинается с поиска и выбора места проведения, далее следует согласование с поставщиками таких пунктов, как катеринг, техника и имеющаяся инфраструктура. Также в течение этого времени готовятся пригласительные билеты (для гостей и сотрудников) и определяется план коммуникации. Внутри компании определяется, кто будет содействовать мероприятию, их роль в организации и во время проведения ивента. Результаты этого этапа подготовки выливаются в чёткий план протекания ивента.

Конечно, успех организации ивента кроется в деталях. Допустим, перед согласовыванием катеринга стоит узнать есть ли особенности в питании или диеты у клиентов и учитывать их в меню. Или подобрать необычные подарки для гостей, а не просто блокноты и ручки. Обычно мы до мельчайших деталей продумывали знаки внимания к нашим клиентам и учитывали их интересы при выборе программы развлечения.

Проверка и подтверждение (за день до мероприятия)

□   Рассылка точного плана мероприятия поставщикам, коллегам, докладчикам и участникам

□   Oбсуждение предстоящего ивента с коллегами, гостями и докладчиками

На заключительном этапе подготовки остаётся только проверять, насколько все участники проекта, сотрудники и докладчики понимают свою роль и проинформированы о своих функциях. 

И самое важное по завершению ивента — это продолжающаяся работа с клиентами. Маркетинг и продажи начинаются именно после ивента. Живя  в ритме стандартных процедур от ивента к ивенту и  не обрабатывая последовательно их результаты (автоматическая рассылка или открытка со словами «спасибо за ваше посещение» — это просто механические действия), такая компания неосознанно понижает (и весьма значительно) эффективность  этого метода маркетинга.

Ну об этом в следуюший раз. Успехов Вам!

чек лист ивент, ивент менеджмент, ивент мероприятия, мероприятие организация, в2в ивенты, организовать ивент

Понравилась статья? Подпишитесь на обновления блога, чтобы не упускать полезные знания!

Добавить комментарий